Inleiding
De rekenkamercommissie van de gemeente Echt-Susteren heeft in 2006 na afronding van haar eerste onderzoek de raadsfracties verzocht suggesties te doen voor een volgend onderzoek. Op basis van de aangedragen onderwerpen heeft de rekenkamercommissie in januari 2007 besloten het aanbestedingsbeleid van de gemeente Echt-Susteren te onderzoeken.

Doel
De rekenkamercommissie heeft tijdens de projectvoorbereiding de volgende doelstelling geformuleerd:“Het onderzoeken van de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid m.b.t. de uitvoering van het aanbestedingsbeleid in de periode 2003-2006.”

Aanpak door de AdviesGroep
De AdviesGroep heeft eerst enkele verkennende gesprekken met sleutelfiguren binnen de gemeente gesproken. Nadat er een helder beeld van de situatie op inkoopgebied verkregen was is het normenkader opgesteld. Het normenkader nam de vorm van een matrix aan: de 3 kolommen werden gevormd door: beleid, organisatie en uitvoering. De 3 rijen betroffen doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Op deze wijze ontstonden 9 onderzoeksvlakken.
Het onderzoek heeft bestaan uit een combinatie van documentenreviews, interviews en dossieronderzoek. Een gedeelte van het onderzoek betrof een steekproef onder de verschillende inkopen binnen de onderzoeksperiode. Om tot een goede aselecte keuze van te onderzoeken inkopen te komen is er vanuit de financiële administratie van de gemeente Echt-Susteren een lijst uitgedraaid van alle betalingen over de 4 jaargangen van het onderzoek, gesorteerd op budgethouder. Door de onderzoekers is een keuze van 9 budgethouders uit 73 budgethouders gemaakt, welke in principe ieder 2 projecten per jaar, door de onderzoekers aangewezen, (dus 8 dossiers in totaliteit) zouden moeten aanleveren.
Door op deze wijze te werken komen eventuele leemten in dossiervorming, organisatorische knelpunten en de inkoopprocesgang scherper boven tafel. Hiermee is voorkomen dat alleen de ‘betere’ inkopen geanalyseerd werden, omdat bijvoorbeeld de dossiers daarvan aanwezig waren.

Resultaat
Het resultaat was een eindrapportage met enerzijds het feitenrelaas en anderzijds de conclusies & aanbevelingen, beiden ingedeeld conform de structuur van de matrix van het normenkader. Door deze heldere structuur werd de leesbaarheid van het rapport goed gewaardeerd. Er zijn in totaal 18 aanbevelingen ter verbetering van het beleid, de organisatie en de uitvoering van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Echt-Susteren gedaan.